Как правильно ставить печать на документы организации?
Правильная постановка печати на документе играет ключевую роль в оформлении официальных бумаг и подтверждении их подлинности. Независимо от того, является ли это подписание важного контракта или просто утверждение документа, четкие и понятные правила постановки печати являются необходимостью для эффективного ведения деловой деятельности. В данной статье мы рассмотрим основные принципы и рекомендации по правильной постановке печати на документах, а также обсудим тонкости и нюансы этого процесса.
Общие правила постановки печати на документах
При постановке печати на документы необходимо соблюдать ряд общих правил, чтобы обеспечить юридическую значимость и достоверность документа:
- Печать ставится на свободном от текста месте, чтобы оттиск был четким и хорошо читаемым. Недопустимо ставить печать поверх подписи или важной информации в документе.
- Печать должна быть синего, фиолетового или красного цвета. Черный цвет печати не рекомендуется, т.к. его сложно отличить от копии.
- Документ подписывается уполномоченным лицом до проставления печати. Подпись не должна закрываться печатью.
- Печать проставляется так, чтобы захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Но оттиск не должен закрывать саму подпись и фамилию.
- На документе не должно быть более одного оттиска печати. Повторное проставление печати не допускается.
- Использование печати строго регламентируется внутренними документами организации, где указывается перечень документов, заверяемых печатью, и сотрудники, имеющие право ее использовать.
Расположение печати на документах
В зависимости от вида документа и его формата, печать организации проставляется в строго определенных местах:
- На договорах, соглашениях, контрактах печать ставится на последней странице в месте, специально отведенном для подписей сторон, захватывая наименование должности подписанта.
- В актах выполненных работ, накладных, счетах печать ставится в специально отведенных графах в конце документа рядом с подписью ответственного лица.
- На доверенностях печать располагается слева от подписи лица, выдавшего доверенность.
- В трудовых книжках печать ставится в разделах о приеме на работу и увольнении, рядом с подписью уполномоченного сотрудника.
- На справках и копиях документов печать проставляется так, чтобы захватить часть надписи «Верно», «Копия верна» и подпись ответственного лица.
Требования к печати организации
- Печать организации должна соответствовать ряду требований, установленных законодательством:
- Печать должна содержать полное фирменное наименование организации на русском языке, а также может включать наименование на иностранных языках.
- Печать должна иметь круглую форму с указанием полного наименования и местонахождения организации по центру.
- На печати должен быть указан ИНН организации.
- По окружности печати располагается полное наименование организации, обрамленное двойной линией
- Печать может содержать эмблему или товарный знак компании, расположенный в центре.
- Диаметр печати организации должен составлять 38-42 мм.
Ответственность за правильность постановки печати
Постановка печати на документы должна осуществляться уполномоченными на это сотрудниками организации, которые несут ответственность за правильность использования и хранения печати:
- Руководитель организации своим приказом назначает сотрудника, ответственного за использование и хранение печати. Обычно это секретарь, офис-менеджер, специалист отдела кадров или бухгалтерии.
- Печать хранится в сейфе или металлическом шкафу, доступ к которому имеет только ответственный сотрудник.
- Запрещается передавать печать посторонним лицам, выносить ее за пределы офиса компании.
- Ответственный сотрудник ведет журнал учета использования печати, где фиксирует дату, номер документа, количество экземпляров и подпись получившего.
- При увольнении сотрудника, ответственного за печать, она передается другому сотруднику по акту приема-передачи.
- В случае утери печати организации или ее повреждения незамедлительно сообщается в полицию, а также изготавливается новая печать и вводится в действие приказом руководителя.
Особые случаи использования печати
В некоторых ситуациях порядок проставления печати на документах имеет свои особенности:
- При подписании документов обособленными подразделениями (филиалами, представительствами) используются их собственные печати с указанием наименования подразделения.
- Если документ составлен на нескольких листах, то печать ставится на месте прошивки, захватывая часть листов.
- Гербовая печать государственных органов, учреждений и организаций заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется на наиболее важных документах.
- При заключении международных договоров и соглашений печать не используется, документы скрепляются подписями уполномоченных лиц и при необходимости штампом гербовой печати.
- В электронном документообороте вместо печати используется электронная подпись, которая подтверждает подлинность и неизменность документа.
Правильная вставка печати на документы в сервисе СкиньСкан.рф
Для быстрой и удобной вставки печати в документ рекомендуем воспользоваться онлайн-сервисом СкиньСкан.рф. В этом случае не придется беспокоиться за правильность проставления печати, т.к. сервис автоматически задает правильные пропорции и любая печать принимает стандартный размер. Этот сервис предлагает простой и интуитивно понятный процесс подписи документов в электронном формате. Просто загрузите нужный документ, укажите необходимые параметры и добавьте скан вашей подписи или печати. Онлайн-сервис СкиньСкан.рф гарантирует безопасность и конфиденциальность ваших данных, обеспечивая удобство использования на любом устройстве с доступом в интернет.
Мы рассмотрели основные правила и рекомендации по постановке печати на документах, а также выяснили, что точность, аккуратность и соответствие установленным стандартам – залог профессионализма и надежности в деле документооборота. Соблюдение этих правил помогает предотвратить ошибки, избежать недоразумений и обеспечить документам необходимую юридическую силу и значимость. Помните о важности каждой печати, которую вы ставите на документе, и следуйте установленным процедурам для обеспечения успешного ведения вашего делового делопроизводства.
